FAQ

1.    Co to jest CAF?

Wspólna Metoda Oceny – CAF (ang. Common Assesment Framework) jest narzędziem kompleksowego zarządzania jakością przeznaczonym dla jednostek administracji publicznej. Metoda CAF skupia się przeprowadzeniu samooceny, identyfikacji obszarów doskonalenia oraz wprowadzaniu wymaganych usprawnień zarządczych. Jest to model całościowego przeglądu funkcjonowania instytucji z uwzględnieniem analizy wyników jej działalności oraz potencjału organizacyjnego, oparte na założeniu, że osiągnięcie pożądanych rezultatów działań organizacji, obywateli/konsumentów, poszczególnych jednostek i całych społeczeństw zależy od jakości przywództwa, wpływającego na politykę i strategię instytucji, zarządzanie zasobami ludzkimi, działania w zakresie nawiązywania relacji partnerskich, zasoby i procesy.

2.    Jakie korzyści przynosi samoocena?

Proces samooceny pozwala organizacji zidentyfikować swoje mocne i słabe strony oraz obszary, które wymagają doskonalenia. Pozwala uzyskać większą wiedzę o organizacji i umożliwia wzbudzenie zainteresowania pracowników skłaniając ich do zaangażowania się w proces doskonalenia. Metoda CAF jest również skutecznym narzędziem do weryfikacji założonych celów wynikających z samooceny oraz sprawdzenia skuteczności podjętych działań. 

3.    W jaki sposób przeprowadzenie samooceny wg CAF przełoży się na działalność urzędu i jego strategię?

Dzięki samoocenie CAF urząd zyskuje ważny instrument umożliwiający rozpoczęcie procesu ciągłego doskonalenia. Jej rezultatem powinien być wzrost zaangażowania pracowników organizacji i zwiększenie efektywności jej działania. Dzięki ustaleniu faktycznego stanu i poznaniu mechanizmów funkcjonujących w organizacji możliwe jest skupienie się na najistotniejszych celach i kierunkach rozwoju instytucji. Upowszechnienie doświadczeń w zakresie dobrych praktyk i dzielenie się nimi z innymi organizacjami pozwala wdrażać nowe rozwiązania i ulepszać już działające mechanizmy. Dzięki stosowaniu CAF urząd jest w stanie budować strategię adekwatną do profilu swej działalności opartą na faktycznych, zidentyfikowanych potrzebach.

4.    Czy CAF to popularna metoda wśród urzędów?

Tak. Metoda CAF jest narzędziem dedykowanym dla jednostek administracji publicznej, mającym na celu poprawę skuteczności zarządzania ich organizacją oraz wprowadzenie zasad kompleksowego zarządzania jakością. Obecnie zarejestrowano w Europie ponad 2000 jednostek korzystających z tej metody i ich liczba wciąż rośnie. W Polsce sporym zainteresowaniem i uwagą cieszą się projekty wspierające CAF prowadzone m.in. przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów i Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji (a dawniej przez MSWiA).

5.    Dla jakiego typu urzędów przygotowana jest metoda CAF?

Metoda CAF jest przygotowana dla wszystkich typów urzędów i instytucji publicznych na szczeblu zarówno krajowym jak i regionalnym. Wytyczne modelu samooceny są tak sformułowane, aby odpowiadały specyfice każdego typu instytucji począwszy od jednostek służby publicznej takich jak Komendy Straży Pożarnej kończąc na Urzędach Wojewódzkich.
 
6.    Jakie są ograniczenia przystąpienia do metody CAF?

Metoda CAF nie posiada żadnych ograniczeń co do jej wprowadzenia. Każda zainteresowana instytucja może samodzielnie przeprowadzić samoocenę opierając się na zapisach podręcznika metody. Niekiedy możliwe jest skorzystanie ze wsparcia KPRM lub MAiC w ramach trwających lub planowanych projektów.

7.    Czy możliwe jest korzystanie z doświadczeń innych urzędów?

Jednym z elementów metody CAF jest wprowadzenie mechanizmu benchlearningu, czyli wymiany doświadczeń i uczenia jest pomiędzy jednostkami, które przystąpiły do samooceny. Podjęcie działań w tym zakresie ułatwia znalezienie lepszych sposobów działania pozwalających na poprawę ogólnych wyników organizacji. Aby nawiązać kontakt z innymi instytucjami stosującymi CAF warto skorzystać z bazy użytkowników CAF prowadzonej przez Europejski Instytut Administracji Publicznej w Maastricht.

8.    Skąd mogę czerpać podstawowe informacje nt CAF?

Metoda CAF stanowi własność publiczną i udostępniana jest bezpłatnie. Głównym źródłem informacji jest broszura „Wspólna Metoda Oceny”. Podstawowe informacje dotyczące tej metody można znaleźć na portalu Europejskiego Instytutu Administracji Publicznej w Maastricht poświęceonej CAF.  

9.    Czy urząd może otrzymać zewnętrzną pomoc w zakresie merytorycznym?

Urząd, który zechce przeprowadzić samoocenę z wykorzystaniem metody CAF przy wsparciu ekspertów zewnętrznych, może zwrócić się o wsparcie w zakresie merytorycznym ze strony organizacji doradczych. Zewnętrzni konsultanci zapewniają  przeprowadzenie szkoleń i nadzór nad procesem wdrażania metody CAF. W tym zakresie usług mieszczą się zarówno szkolenia jak i koordynacja projektu.

10.    Czy dostępne szkolenia przygotują nas do samooceny praktycznie?

Szkolenia przygotowujące do samooceny mogą być przeprowadzane indywidualnie dla każdej organizacji. Takie podejście gwarantuje poznanie tej metody od strony praktycznej. Dodatkowo w trakcie szkoleń należy oczekiwać licznych ćwiczeń praktycznych w formie „Case study” pozwalających przygotować się do przeprowadzenia samooceny.

11.    Czy w metodzie CAF biorą udział wszyscy pracownicy urzędu?

W metodzie CAF nie jest konieczny udział wszystkich pracowników urzędu. Wymagane jest natomiast wyznaczenie reprezentatywnego zespołu, na czele którego staje koordynator samooceny.

12.    Jaki jest sposób doboru pracowników do metody?

Pracownicy powinni być dobrani w taki sposób by możliwy był kompleksowy pogląd na organizację. Zespół powinien więc składać się z pracowników różnych działów, z różnym doświadczeniem. Więcej o doborze członków zespołu można przeczytać w podręczniku CAF.

13.    Czy koordynator samooceny wybierany jest spośród pracowników urzędu?

Tak. Koordynatorem samooceny jest osoba wybrana przez kierownictwo urzędu spośród pracowników. Koordynator jest członkiem grupy samooceny.

14.    Jakie obszary obejmuje metoda CAF?

Metoda CAF obejmuje główne obszary funkcjonowania urzędu, co zapewnia kompleksowość oceny. Ocenie podlegają takie aspekty jak: przywództwo, pracownicy, strategia i planowanie, partnerstwo i zasoby, procesy, wyniki działalności w relacjach z pracownikami i obywatelami, społeczne wyniki działalności, kluczowe wyniki działalności.

15.    Jakie są kryteria w modelu CAF 2013?

Wyróżnia się kryteria odnoszące się do obszaru „potencjał” są nimi:
     1. Przywództwo, 
     2.  Strategia i planowanie,
     3. Pracownicy,
     4. Partnerstwo i zasoby,
     5. Procesy,
Do obszaru „wyników” należą”
     6. Wyniki działalności w relacjach z klientami/obywatelami,
     7. Wyniki działalności w relacjach z pracownikami
     8. Wyniki odpowiedzialności społecznej,
     9. Wyniki kluczowe.
Szczegółowe informacje mozna znaleźć w broszurze „Wspólna Metoda Oceny” i na stronie EIPA.

16.    Dlaczego metoda CAF wskazuje poszczególne kryteria?

Jasno określone kryteria zawarte w metodzie CAF zapewniają kompleksową ocenę organizacji oraz jasne wytyczne dotyczące weryfikowanych obszarów działania organizacji.

17.    Czy ocena wg wskazanych kryteriów jest konieczna?

Ocena wg wskazanych kryteriów umożliwia jednoznaczne określenie stanu w jakim dana organizacja się znajduję. Przeprowadzenie oceny w oparciu o określone kryteria daje możliwość porównywania indywidualnych wyników między pracownikami i zbiorczych wyników między organizacjami, a w dalszej kolejności podjęcie działań benchlearningowych.

18.    Jaka jest różnica w kryteriach potencjału i wyników?

Kryteria potencjału określają czym dana organizacja zajmuje się i w jaki sposób podchodzi do osiągnięcia pożądanych wyników, czyli weryfikują funkcjonujące w organizacji mechanizmy. Przy analizie kryteriów wyników rozważa się wyniki osiągnięte w ramach powyższych mechanizmów w odniesieniu do relacji z klientami/ obywatelami, pracownikami i społeczeństwem.

19.    Czym jest dowód?

Dowód stanowi dokument, zapis, zarządzenie, decyzja, funkcjonująca procedura zwyczajowa oraz wypowiedzi członków grupy samooceny potwierdzające działanie określonych narzędzi w danym zakresie. Dowód może świadczyć zarówno o słabościach w danym obszarze jak i o silnych jego stronach.

20.    Czy możliwe jest wskazywanie dowodów na brak działalności w danym obszarze?

Tak. Dowody powinny być (w miarę możliwości) wskazywane również wtedy gdy potwierdzają, że dany obszar jest słabą stroną organizacji.

21.    Czy brak dowodów jest oczywisty z przyznaniem oceny 0?

Zgodnie z zasadami oceny punktowej bark dowodów oznacza  przyznanie oceny 0 w danym obszarze.

22.    Czy istnieje jakiś system wspomagający ocenę danego kryterium?

Systemem wspomagającym ocenę kryteriów w aspekcie potencjału jest niewątpliwie cykl PDCA, który pomaga umiejscowić działania realizowane w ocenianym kryterium w danej fazie cyklu. Przy ocenie kryteriów wyników należy przyznawać punkty adekwatnie do wyników osiąganych przez organizację.

23.    W jaki sposób przyznawać punkty w zakresie danego przedziału?

W zakresie danego przedziału, punkty przyznawane są na zasadzie własnego subiektywnego odczucia co do danego ocenianego obszaru przez poszczególnych członków grupy samooceny.

24.    Jaka jest różnica w klasycznej i dostrojonej metodzie oceny?

„Dostrojona” punktacja jest metodą bardziej szczegółową przeznaczoną dla organizacji, które przede wszystkim już działają, w mniejszym zakresie planują.

25.    Gdzie zapisywane są wyniki samooceny?

Samoocena wspomagana jest przez internetową platformę eTool dostępną na stronie EIPA. Każdy z uczestników projektu po rejestracji otrzyma własne konto, gdzie wykorzystując odpowiedni formularz dokona samooceny organizacji. 

26.    Czy wyniki mogą zostać przedyskutowane w grupie samooceny?

Wyniki przeprowadzonej samooceny powinny podlegać dyskusji uczestników grupy oceniającej. Końcowym etapem jest ustalenie konsensusu, co do ujednolicenia ocen i kryteriów ich przyznawania. Umożliwia to wskazanie wspólnych mocnych stron organizacji, obszarów wymagających udoskonaleń i przejście do rozważań nt. działań doskonalących.

27.    W jaki sposób analizowane są wyniki?

Wyniki zebrane podczas samooceny za pomocą narzędzia eTool mogą być poddane dalszej analizie. Koordynator ma możliwość eksportu wyników do programu MS EXCEL co stwarza możliwość ich dogłębnej analizy. 

28.    Co to jest plan doskonalenia?

Plan doskonalenia jest jednym z podstawowych celów samooceny CAF. Jest to dokument identyfikujący podstawowe kwestie związane z działaniami, które podjęte zostały w wyniku przeprowadzenia samooceny i wskazania obszarów doskonalenia. Opisane są w nim m.in. działania podjęte w ramach doskonalenia, zasoby potrzebne do ich realizacji, odpowiedzialności za poszczególne działania oraz okres czasu, w którym zadania należy zrealizować.

29.    Na jakiej podstawie dokonuje się wyboru obszarów doskonalenia?

Wybór obszarów doskonalenia odbywa się na podstawie ocen z przeprowadzonej samooceny i późniejszej dyskusji grupy zaangażowanej w projekt. Przy wyborze należy uwzględnić przede wszystkim możliwość realizacji działań w danym obszarze oraz ich istotność i celowość.

30.    W jakim terminie należy zrealizować założone cele?

Termin realizacji celów nie jest określony przez wytyczne metody CAF. Jest kwestią subiektywną, zależy od specyfiki instytucji i od charakteru założonych celów.

31.    Kto odpowiada za realizację celów?

Za realizację celów i działania w ramach doskonalenia odpowiedzialne są osoby wyznaczone w planie doskonalenia. Osoby te wyznacza kierownictwo organizacji aktywnie angażując się w metodę CAF.

32.    Czy samoocena przy wykorzystaniu metody CAF jest działaniem jednorazowym przeprowadzana?

Zgodnie z zastosowaniem cyklu PDCA będącego podstawą procesu doskonalenia, metoda CAF nie jest jednorazowym projektem w organizacji. Ma charakter ciągły dzięki czemu jest doskonałym narzędziem pozwalającym usprawniać działanie organizacji. Kierownictwo organizacji podejmuję decyzję, co do odstępów czasowych pomiędzy kolejnymi samoocenami.

33.    Czy metoda CAF pozwoli mi zdobyć umiejętności przydatne w codziennej pracy?

Samoocena to przede wszystkim praca w grupie, dzięki czemu pracownicy biorący udział w projekcie uczą się podstawowych zasad oraz doskonalenia pracy zespołowej. Ponad to proponowane udoskonalenia mogą się okazać czynnikiem motywującym do większego zaangażowania pracowników, a sami pracownicy są w stanie lepiej poznać organizację. Metoda CAF  to także praktyczne zapoznanie się z głównymi założeniami kompleksowego zarządzania jakością i narzędziami wykorzystywanymi w zarządzaniu jakością takimi, jak: diagram strzałkowy, burza mózgów czy wyznaczanie celów metodą SMART.